Jak wygląda wdrożenie PIMa? 6 etapów projektu

Roadmapa wdrożenia PIMa może się różnić w zależności od branży, posiadanego portfolio produktowego i innych specyficznych potrzeb Twojej organizacji. Zawsze jednak będzie obejmować 6 kluczowych etapów, z którymi Ty i Twój zespół będziecie musieli się zmierzyć podczas implementacji systemu do zarządzania informacją produktową.

Etap 1 - Analiza przedwdrożeniowa

Osoby zaangażowane: Project Manager, System Architect, Product Owner
Efekt: projekt funkcjonalny z harmonogramem realizacji

Analiza przedwdrożeniowa pozwala określić zakres dostosowania systemu do zarządzania informacją produktową do konkretnych wymagań biznesowych. Podczas tego etapu wspólnie z partnerem technologicznym:

• zaprojektujesz architekturę informacji,
• zmapujesz atrybuty eksportowe dla systemów wewnętrznych (jak WMS, ERP itp.) i zewnętrznych marketplace’ów (jak eBay, Amazon itp.),
• zdefiniujesz wymagania funkcjonalne i pozafunkcjonalne,
• zaplanujesz proces migracji informacji produktowych z obecnego systemu,
• ustalisz role i uprawnienia poszczególnych użytkowników systemu,
• określisz cele projektu i oczekiwane rezultaty wdrożenia.

Przeprowadzanie analizy przedwdrożeniowej pozwoli Ci ocenić zakres, koszt oraz czas trwania projektu. Efektem będzie projekt funkcjonalny systemu zawierający m.in.:

• zakres dostosowania PIMa do Twoich wymagań biznesowych,
• szacunek pracochłonności,
• harmonogram realizacji,
• listę wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych,
• kryteria weryfikacji założeń projektu (KPI).

Etap 2 - Organizacja projektu

Osoby zaangażowane: Developer PHP, System Architect, Administrator Systemów, Product Owner
Efekt: start projektu

Jest to czas dla Twojego partnera technologicznego i zespołu programistów potrzebny na przygotowanie i weryfikację środowiska developerskiego, podział zadań i organizację pracy. Etap ten służy temu, aby wszystkie osoby zaangażowane w realizację projektu poznały jego cele i założenia oraz zapoznały się ze szczegółowym harmonogramem wdrożenia. Po jego zakończeniu każdy członek zespołu, niezależnie od pełnionej roli, posiada pełen zestaw zasobów niezbędnych do rozpoczęcia prac nad wdrożeniem PIMa.

Etap 3 - Development

Osoby zaangażowane: Developer PHP
Efekt: dostosowanie PIMa do wymagań biznesowych

W tej fazie programiści rozpoczynają prace nad konfiguracją PIMa zgodnie z wcześniej spisaną listą wymagań. W zależności od zakresu projektu i Twoich indywidualnych potrzeb biznesowych etap ten będzie obejmował działania takie jak:

• stworzenie modelu produktu i obiektów powiązanych z produktem,
• eksport danych produktowych do systemów zewnętrznych (jak WMS, ERP itp.),
• stworzenie dedykowanych komponentów,
• ukrycie zbędnych funkcjonalności i wstępna konfiguracja PIMa,
• migracja danych produktowych (w tym plików graficznych),
• konfiguracja ról i uprawnień użytkowników.

Zwieńczeniem fazy developmentu jest wstępnie skonfigurowany PIM oraz przygotowanie środowiska produkcyjnego do wdrożenia go w Twojej firmie. Jednak zanim się to stanie system musi jeszcze zostać poddany serii testów. 

Etap 4 - Testowanie

Osoby zaangażowane: Developer PHP, Tester
Efekt: przygotowanie PIMa do testów z pracownikami 

Podczas testowania sprawdza się poprawne działanie wszystkich zaprojektowanych funkcjonalności PIMa. Do systemu wprowadza się niewielką liczbę produktów, a następnie krok po kroku testuje się wszystkie funkcjonalności, integracje, migracje danych itp. 

W ten sposób można nie tylko sprawdzić poprawne działanie PIMa, ale również zgodność i skuteczność informacji produktowych. Jest to również dobry moment, aby zweryfikować, czy wszystkie założenia projektu spisane podczas analizy przedwdrożeniowej zostały zrealizowane. 

Etap 5 - Onboarding pracowników

Osoby zaangażowane: System Architect, Product Owner, użytkownicy PIMa
Efekt: przygotowanie PIMa do wdrożenia

Aby efektywnie zarządzać informacją produktową, nie wystarczy samo wdrożenie PIMa. Właściwy onboarding pracowników, którzy będą korzystać z PIMa na co dzień, jest kluczowy, aby system spełniał swoją rolę. Sposób, w jaki użytkownicy zostaną zaznajomieni z nowym rozwiązaniem, wpłynie na ich podejście do zmiany i efektywność pracy

Szkolenie pracowników z obsługi PIMa warto przeprowadzić jeszcze przed pełnym wdrożeniem systemu w środowisku produkcyjnym. Zwiększa to szanse na wychwycenie i poprawienie ewentualnych niedociągnięć systemu, które wcześniej umknęły testerom. Można zatem potraktować ten etap również jako dodatkową fazę testów z realnymi użytkownikami PIMa.

Etap 6 - Uruchomienie produkcyjne

Osoby zaangażowane: Developer PHP, Project Manager, Product Owner, przedstawiciel działu IT
Efekt: działający PIM 

Po pozytywnym przejściu testów system PIM może wreszcie zostać wdrożony i udostępniony Twoim pracownikom. W tym etapie zostanie przeprowadzona ostateczna instalacja i konfiguracja PIMa w środowisku produkcyjnym oraz przygotowanie infrastruktury, na której będzie pracował (hosting - Twój lub dostawcy, chmura publiczna).

Uruchomienie systemu będzie wymagać zaangażowania przedstawiciela działu IT w Twojej firmie. Zespół wdrożeniowy może potrzebować od niego dostępu do dokumentacji technicznej, szczegółowych informacji dotyczących integracji PIMa z wewnętrznymi systemami, niezbędnych dostępów i uprawnień itp. 

Uruchomienie produkcyjne jest ostatnim etapem implementacji systemu klasy PIM. Jednak, aby czerpać z niego jak najwięcej korzyści, lepiej myśleć o zarządzaniu informacjami produktowymi jako o procesie, nie jednorazowym projekcie. PIM powinien łatwo dopasowywać się do nowych wyzwań i celów Twojej firmy. Warto więc go stale rozwijać i dbać o stosowanie dobrych praktyk zarządzania informacjami produktowymi również po wdrożeniu samego systemu.